Justificación de subvenciones de formación profesional para el empleo

Qué normas se aplican

La formación profesional para el empleo (la Ley 3/2023 de Empleo la llama ahora formación en el trabajo, art. 33) sigue regulada por la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, y por su reglamento, el Real Decreto 694/2017. La Ley Orgánica 3/2022 de Formación Profesional no la sustituyó entera: derogó solo "cuantas disposiciones de la Ley 30/2015 [...] se opongan a lo establecido en la presente ley" (disposición derogatoria única, apartado 2). Después, la Ley 3/2023 modificó, entre otros, su artículo 6 sobre financiación.

Las bases reguladoras de las subvenciones para la oferta formativa están en la Orden TMS/368/2019, de 28 de marzo, modificada por última vez por la Orden TES/679/2026 (pagos anticipados). Cubre:

• La oferta para trabajadores ocupados: programas sectoriales, transversales y de cualificación y reconocimiento profesional.
• La oferta para trabajadores desempleados: programas de los servicios públicos de empleo, programas específicos para personas con necesidades formativas especiales y programas con compromiso de contratación.

La orden se aplica "a todo el territorio nacional, sin perjuicio de las competencias de ejecución y de autoorganización que tienen reconocidas las Comunidades Autónomas" (art. 1.2). En la práctica, convoca el SEPE o el órgano competente de cada comunidad (art. 5.1), y la convocatoria concreta los plazos, los modelos y la forma de justificar.

Si la formación está vinculada al Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales, las bases son otras: la Orden EFP/942/2022. Su artículo 15 regula la justificación casi con las mismas palabras (3 meses, formas del RLGS, módulos, requerimiento de 15 días), pero su régimen de anticipos es distinto (art. 13.2: 25% antes del inicio más un 35% adicional, o un único anticipo del 60%).

Formación de oferta frente a bonificaciones de FUNDAE

Esta guía trata de las subvenciones a entidades de formación por impartir cursos de la oferta pública. La formación programada por las empresas para su plantilla se financia con bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, que según el artículo 6.5.a) de la Ley 30/2015 "no tendrán carácter subvencional". La Orden TMS/368/2019 excluye expresamente esa formación de sus bases (art. 1.5.a). Por eso las bonificaciones no se justifican con cuenta justificativa.

Qué gastos se pueden imputar

El artículo 13 de la Orden TMS/368/2019 remite al artículo 31 de la Ley General de Subvenciones y añade reglas propias:

• Periodo: solo gastos contraídos a partir de la concesión, durante el periodo de ejecución, y pagados antes de que termine el periodo de justificación. Como excepción, los costes indirectos de preparar la solicitud (desde la publicación de la convocatoria) y de preparar la justificación (hasta que se presenta).
• Costes directos: retribuciones de formadores y tutores-formadores, "desglosados por horas dedicadas a la actividad"; amortización o alquiler de equipos didácticos y plataformas; materiales didácticos y consumibles; alquiler o amortización de aulas y talleres; seguro de accidentes y responsabilidad civil de los participantes; transporte, manutención y alojamiento de trabajadores ocupados con los límites de la Orden EHA/3771/2005; publicidad y captación de alumnos, evaluación de la calidad y atención a alumnos con discapacidad, en los términos de la convocatoria; y el informe del auditor, cuando la convocatoria lo exija.
• Costes indirectos: personal de apoyo, gastos financieros indispensables (no los intereses deudores de cuentas bancarias) y suministros como luz, agua, teléfono, limpieza o vigilancia. No se pueden incluir reparaciones de instalaciones o equipos. Su suma "no podrá superar el 10 por ciento del coste total de la actividad formativa realizada y justificada".
• Gastos reales: "efectivamente realizados, pagados y acreditados mediante facturas o documentos contables de valor probatorio equivalente" (art. 13.6).

La entidad de formación tampoco puede subcontratar la impartición: "no podrán subcontratar con terceros la ejecución de la actividad formativa que les sea adjudicada", aunque contratar al personal docente no cuenta como subcontratación (art. 14.2.c de la Ley 30/2015). Además, debe llevar una contabilidad separada o un código contable adecuado para todas las transacciones de la actividad subvencionada (art. 9.j de la orden).

Módulos: el techo de la subvención

El módulo económico es el coste por participante y hora de formación que puede financiarse (art. 7.1 de la Ley 30/2015). Los módulos máximos del anexo I de la Orden TMS/368/2019, en la redacción vigente desde el 1 de febrero de 2026 (Orden TES/1582/2025), son:

Las administraciones pueden incrementarlos hasta un 50% para acciones que por su especialidad necesiten más financiación. En los certificados de profesionalidad se aplican los módulos de su propia normativa. Como el módulo es un coste por participante y hora, el techo de una acción resulta de horas × alumnos × módulo; la cuantía concreta se calcula con la metodología de cada administración, que puede tener en cuenta los módulos (art. 10.2).

Hay dos formas de justificar, y la convocatoria decide cuál:

• Cuenta justificativa (art. 14.2): se justifican los gastos reales, con el módulo como techo. La forma de cuenta (con justificantes de gasto, con informe de auditor o simplificada) es la que fije la convocatoria "de entre las previstas en la Sección 2.ª del Capítulo II del Título II" del RLGS.
• Módulos específicos (art. 14.3, arts. 76-79 RLGS): solo si la administración ha fijado módulos específicos y la convocatoria lo prevé. Se presenta una memoria de actuación y una memoria económica con las unidades físicas y la cuantía global, y el beneficiario queda dispensado de presentar libros y justificantes de gasto, aunque debe conservarlos.

Qué se presenta y en qué plazo

Con cuenta justificativa, en el plazo de la convocatoria, que "no podrá ser superior a tres meses tras la finalización de la formación" (art. 14.2), se presenta:

1. La documentación que acredita la realización de la formación, acción por acción. Solo cuentan las acciones cuyo inicio se comunicó a tiempo: sin esa comunicación, la acción o el grupo "se considere no realizada a efectos de la justificación", salvo causas imprevistas, justificadas y comunicadas en su momento (art. 9.g).
2. La cuenta justificativa en la forma que diga la convocatoria.
3. Si cobraste un anticipo mayor que lo justificado, el justificante de haber ingresado la diferencia, que cuenta como devolución voluntaria (art. 90 RLGS).

El plazo de 3 meses admite la ampliación del artículo 70 del RLGS. Si no presentas, el órgano te requiere para que lo hagas en un plazo improrrogable de 15 días. Si tampoco entonces presentas, pierdes el derecho al cobro de lo pendiente o se inicia el reintegro (art. 14.5). Si la convocatoria lo prevé, los defectos se pueden subsanar en 10 días.

Los justificantes se conservan al menos 4 años desde que acaba el plazo de justificación, salvo que la convocatoria fije otro plazo; con cofinanciación del FSE+, rige la normativa europea (art. 14.7).

¿Hace falta informe de auditor?

Ni la Ley 30/2015 ni la Orden TMS/368/2019 obligan con carácter general a aportar un informe de auditor. La orden deja la elección a la convocatoria. Cuando esta elige la cuenta justificativa con aportación de informe de auditor del artículo 74 del RLGS:

• El informe lo firma un auditor inscrito como ejerciente en el ROAC, que revisa la cuenta con el alcance que fijen las bases y con las normas de actuación de la administración concedente: en el ámbito estatal, la Orden EHA/1434/2007 (art. 74.1.b RLGS).
• Su coste es subvencionable como coste directo, "con los límites y contenido que se establezcan en las convocatorias" (art. 13.4.a.9º de la orden).
• La memoria económica puede ser abreviada, si las bases lo prevén (art. 74.1 RLGS).

Mira la convocatoria de tu comunidad o del SEPE: en ella verás la forma de cuenta exigida, el modelo de informe si lo hay y el límite del coste del auditor.

Pagos, liquidación y reintegro

Anticipos: la Ley 30/2015 permite que las bases prevean entregas antes del inicio de hasta el 80% del importe concedido, de modo que "como mínimo un 20 por ciento" se cobra tras finalizar y justificar (art. 6.6). Desde la Orden TES/679/2026, el artículo 12.2 de la Orden TMS/368/2019 dice que "se podrán realizar entregas de fondos" de hasta el 80% cuando la entidad comunique la fecha de inicio (los procedimientos iniciados antes de su entrada en vigor siguen con la redacción anterior). El resto se paga en un máximo de 12 meses desde la justificación final (6 meses si se justifica por módulos). Si la justificación es con cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto y la convocatoria lo prevé, ese último pago puede hacerse tras una comprobación formal (art. 84.2 RLGS), con revisión de una muestra de facturas en los 4 años siguientes.

Alumnos finalizados (art. 10.3): en presencial, quien asiste al menos al 75% de la duración; en teleformación, quien completa al menos el 75% de los controles de seguimiento. Los desempleados que dejan el curso por encontrar empleo, y quienes causan baja por enfermedad o accidente acreditado, cuentan como finalizados si hicieron el porcentaje de formación que fije la administración (al menos el 25% si no fija ninguno).

Graduación de incumplimientos (art. 15.2), medida con el indicador horas de formación × alumnos finalizados:

• Por debajo del 25%: incumplimiento total, "reintegro del 100 por ciento de la subvención concedida" (si aún no se había pagado, pérdida del derecho al cobro, art. 15.1).
• Entre el 25% y el 100%: la subvención "se minorará en el porcentaje que haya dejado de cumplirse, siempre que los gastos hayan sido debidamente justificados".

Ejemplo: un curso presencial de 300 horas para 15 alumnos, con el módulo máximo de 15,4 €, tiene un techo de 300 × 15 × 15,4 = 69.300 €. Si finalizan 11 alumnos, el indicador queda en 3.300 / 4.500 = 73,33%, y la subvención se reduce a 50.820 €, siempre que hayas justificado gastos reales por al menos esa cantidad. Con un anticipo del 80% (55.440 €), tendrías que ingresar 4.620 € como devolución voluntaria al presentar la justificación. Si no lo haces, la diferencia se reclama mediante el procedimiento de reintegro, con "los intereses de demora que puedan corresponder" (art. 15.1). Lo que no habías cobrado no se devuelve: lo pierdes (pérdida del derecho al cobro).

El reintegro no excluye las sanciones: se aplican las del texto refundido de la LISOS y, en lo no previsto, el título IV de la Ley General de Subvenciones (art. 16).