Cuenta justificativa con aportación de informe de auditor

Qué dice la norma

El artículo 74 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones (Real Decreto 887/2006) permite que las bases reguladoras reduzcan la información de la memoria económica si:

1. La cuenta justificativa va acompañada del informe de un auditor de cuentas inscrito como ejerciente en el ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas, del ICAC).
2. El auditor revisa la cuenta con el alcance que fijen las bases y con las normas de actuación del órgano de control. En el sector público estatal es la Orden EHA/1434/2007. Otras administraciones pueden tener normas propias o remitirse a ella: revisa tus bases.
3. La cuenta incluye la memoria de actuación y una memoria económica abreviada: como mínimo, un estado de los gastos agrupados y, en su caso, lo presupuestado y las desviaciones (art. 74.5).

¿Quién elige al auditor?

• Si tu entidad está obligada a auditar sus cuentas anuales, la revisión la hace el mismo auditor de cuentas, salvo que las bases prevean otro (art. 74.2).
• Si no estás obligada a auditar, eliges tú al auditor, salvo que las bases digan que lo nombra el órgano concedente (art. 74.3).

Muchas pymes, asociaciones y fundaciones no están obligadas a auditar sus cuentas anuales. Ojo: recibir subvenciones por encima de ciertos límites puede obligar a hacerlo (más de 600.000 € en un ejercicio). Si no estás obligada, eliges tú al auditor, salvo que las bases prevean que lo nombre el órgano concedente.

¿Quién paga el informe?

Lo contrata y lo paga el beneficiario. Pero el artículo 74.3 permite que el gasto del informe sea gasto subvencionable cuando así lo establezcan las bases y hasta el límite que fijen. Algunas convocatorias lo incluyen, así que revisa el apartado de gastos subvencionables: el informe puede quedar financiado, total o parcialmente, por la propia ayuda.

Los honorarios del auditor no pueden ser contingentes, es decir, depender del resultado: lo prohíbe la normativa de auditoría (art. 24 de la Ley 22/2015), que se aplica a estos trabajos por remisión del art. 2.3 de la Orden EHA/1434/2007. Desconfía de quien te ofrezca cobrar un porcentaje de lo que se acepte o se cobre.

Qué revisa el auditor

Según el artículo 3 de la Orden EHA/1434/2007, el auditor:

• Analiza las bases, la convocatoria y la resolución de concesión para saber qué obligaciones tienes.
• Comprueba que la cuenta justificativa está completa y firmada por alguien con poderes.
• Revisa la memoria de actuación y su coherencia con los gastos. Si las bases lo piden, comprueba la realización efectiva de la actividad.
• Revisa la memoria económica abreviada, por defecto sobre la totalidad de los gastos: que cada gasto está en la relación clasificada, que tienes los originales y el pago, que está contabilizado, que es subvencionable (art. 31 de la Ley), que los costes indirectos no superan el límite, que existen las tres ofertas cuando son obligatorias, que la clasificación de los gastos es correcta y que se respetan las reglas de subcontratación.
• Pide una declaración de otras ayudas para detectar incompatibilidades o exceso de financiación.
• Si hay remanente, comprueba la carta de pago del reintegro.
• Al final, pide una carta de manifestaciones firmada por quien suscribió la cuenta.

Qué no hace el auditor

El auditor no prepara tu cuenta justificativa: la responsabilidad de prepararla y presentarla es del beneficiario (art. 2.1 de la Orden). Tampoco da una opinión de "apto" o "no apto". Su informe describe las comprobaciones realizadas y los hechos que puedan suponer un incumplimiento, para que el órgano gestor decida. Por eso conviene contratarlo con margen: si detecta incidencias antes de emitir el informe, aún puedes corregirlas.

Calendario recomendado

1. Al recibir la resolución: identifica la modalidad de justificación y el plazo. Si exige informe de auditor, pide presupuesto ya.
2. Durante la ejecución: guarda facturas a nombre de la entidad, paga por banco, pide tres ofertas cuando toque y anota cada gasto en contabilidad.
3. Entre 6 y 8 semanas antes del plazo: entrega al auditor la cuenta justificativa y la documentación.
4. Entre 2 y 3 semanas antes: corrige las incidencias y recibe el informe firmado.
5. Antes del vencimiento: presenta la cuenta con el informe en la sede electrónica.