Justificación y auditoría de ayudas cofinanciadas por FEDER

Quién controla qué en una ayuda FEDER

En una ayuda cofinanciada por el FEDER pueden intervenir hasta tres revisiones distintas. Conviene no confundirlas:

Como beneficiario debes someterte a las comprobaciones del órgano concedente y a los controles de los órganos de control nacionales y comunitarios (art. 14.1.c de la Ley General de Subvenciones). Que tu cuenta lleve informe de auditor no impide que la misma operación salga después en una verificación o en la muestra de una auditoría.

Para saber qué te toca, busca en las bases y en la resolución de concesión la mención al FEDER, al programa (por ejemplo, el programa FEDER de tu comunidad) y la modalidad de justificación.

Qué gasto es subvencionable

El Reglamento (UE) 2021/1060 deja la subvencionabilidad del gasto a las normas nacionales, salvo reglas específicas europeas (art. 63.1). En España, para el FEDER y el Fondo de Transición Justa 2021-2027, esas normas son la Orden HFP/1414/2023. Los puntos que más afectan a una justificación:

• Periodo: solo es subvencionable el gasto realizado y pagado entre el 1 de enero de 2021 y el 31 de diciembre de 2029 (norma 1.3), además del periodo que fijen tus bases. Lo que se ejecute fuera del periodo fijado en el documento de condiciones de la ayuda no es subvencionable (norma 2.h).
• Pago efectivo: el gasto solo se considera pagado con el desembolso efectivo. Con pagarés o letras, el pago tiene que haberse hecho efectivo antes de que termine el periodo de elegibilidad (norma 1.5).
• Vinculación: el gasto debe corresponder "de manera indubitada" a la operación cofinanciada (norma 1.2).
• No subvencionables: intereses de deuda, diferencias de cambio, impuestos personales sobre la renta, intereses de demora, recargos, multas, sanciones y gastos de litigios (norma 2).
• IVA: el IVA recuperable no es subvencionable en operaciones de al menos 5.000.000 € (IVA incluido) ni en las que financian ayudas de Estado o de minimis, cualquiera que sea su coste (norma 2.c).
• Personal: solo el necesario para la operación, justificado con documentos de gasto y pago o con un sistema de costes simplificados (norma 6). Los viajes y dietas no son gasto de personal, aunque pueden ser subvencionables por otra vía.
• Costes indirectos: solo si el documento de condiciones de la ayuda los admite expresamente y se calculan con un método de costes simplificados (norma 5).
• Amortizaciones y equipos de segunda mano: tienen requisitos propios (normas 8 y 9). Por ejemplo, el equipo de segunda mano exige una declaración del vendedor de que no ha recibido subvenciones y un certificado de tasador independiente.

Además, una operación no puede seleccionarse si ya había concluido materialmente o se había ejecutado del todo antes de presentar la solicitud de financiación (art. 63.6 del Reglamento 2021/1060).

Para el periodo 2014-2020 la norma era la Orden HFP/1979/2016. Está derogada, pero se sigue aplicando a los gastos de las operaciones aprobadas con el Reglamento (UE) 1303/2013 (disposición transitoria única de la Orden HFP/1414/2023). Más sobre el concepto general en gastos subvencionables.

Costes simplificados: menos facturas, otras pruebas

El Reglamento 2021/1060 permite que la subvención no reembolse costes reales, sino costes unitarios, sumas a tanto alzado o tipos fijos (art. 53.1). Cuando el coste total de una operación no supera los 200.000 €, la contribución del FEDER debe adoptar alguna de esas formas, salvo que la ayuda sea una ayuda de Estado o que, en algunas operaciones de investigación e innovación, la autoridad de gestión lo exima con la aprobación del comité de seguimiento (art. 53.2).

Tipos fijos que prevé el propio Reglamento:

• Costes indirectos: hasta el 7% de los costes directos subvencionables o hasta el 15% de los costes directos de personal, sin cálculo previo; hasta el 25% de los costes directos si el tipo se calcula con un método justo, equitativo y verificable (art. 54).
• Personal: hasta el 20% de los demás costes directos, con condiciones (art. 55.1). Para la tarifa horaria, una opción es dividir los últimos costes salariales brutos anuales documentados entre 1.720 horas (art. 55.2.a).
• Resto de costes: hasta el 40% de los costes directos de personal (art. 56).

Con costes simplificados no hace falta justificar el desembolso efectivo de los costes que cubren, salvo, en los tipos fijos, el de los gastos reales que sirven de base para aplicar el tipo (norma 1.6 de la Orden HFP/1414/2023). Lo que la autoridad de gestión comprueba es que se han cumplido las condiciones del reembolso (art. 74.1.a.ii del Reglamento). Las bases deben decir qué modalidad se aplica, a qué costes, con qué método y qué pista de auditoría debes conservar (norma 13).

Las obligaciones extra del FEDER

Contabilidad separada o código contable

Cuando la ayuda reembolsa costes reales, la autoridad de gestión comprueba que el gasto declarado se ha pagado y que el beneficiario mantiene registros contables independientes o utiliza códigos de contabilidad apropiados para todas las transacciones de la operación (art. 74.1.a.i del Reglamento 2021/1060). En la práctica, cada factura y cada pago de la operación debe poder localizarse en tu contabilidad, por ejemplo con un código de proyecto o una cuenta específica.

Publicidad y emblema de la UE

Los beneficiarios usan el emblema de la Unión en sus actividades de comunicación (art. 47) y deben (art. 50.1):

• describir brevemente la operación en su web oficial, si la tienen, y en sus redes sociales, destacando la ayuda de la Unión;
• incluir una declaración visible sobre la ayuda de la UE en los documentos y materiales de comunicación dirigidos al público o a los participantes;
• en operaciones FEDER de coste total superior a 500.000 € con inversiones físicas o equipos, colocar placas o vallas duraderas con el emblema en cuanto empiece la ejecución física o se instalen los equipos;
• en las demás, exhibir al menos un cartel de tamaño A3 o una pantalla electrónica equivalente en un lugar visible para el público.

Si no cumples y no corriges, la autoridad de gestión puede cancelar hasta el 3% de la ayuda de los Fondos a la operación (art. 50.3). Guarda fotos fechadas de carteles y capturas de la web: son la prueba que te pedirán.

Sin doble financiación

Una operación puede recibir ayuda de varios Fondos o programas, pero el gasto declarado para uno no puede declararse otra vez para conseguir ayuda de otro Fondo, de otro instrumento de la Unión o del mismo Fondo en otro programa (art. 63.9). En el plano nacional, debes comunicar al órgano concedente cualquier otra ayuda que financie la actividad, como muy tarde antes de justificar (art. 14.1.d LGS).

Conservación de documentos

Los documentos justificativos de la operación se conservan durante cinco años a partir del 31 de diciembre del año en que la autoridad de gestión efectúe el último pago al beneficiario. El plazo se interrumpe si se inicia un procedimiento judicial o lo pide la Comisión, y las normas de ayudas de Estado pueden exigir más (art. 82 del Reglamento 2021/1060).

Durabilidad de las inversiones

En operaciones con inversiones en infraestructuras o inversiones productivas, el Estado debe reembolsar la contribución de los Fondos si, en los cinco años siguientes al pago final al beneficiario (o en el plazo de las normas de ayudas de Estado, si se aplican), la actividad productiva cesa o se traslada fuera de la región NUTS 2, cambia la propiedad de una infraestructura dando una ventaja indebida o se altera sustancialmente la operación (art. 65.1). El Estado puede reducir el plazo a tres años para el mantenimiento de inversiones o empleos creados por pymes. Revisa en tus bases cómo se traslada esta obligación al beneficiario.

Cuándo hace falta un informe de auditor ROAC

El FEDER no exige por sí mismo un informe de auditor al beneficiario de una subvención nacional o autonómica cofinanciada. El informe es obligatorio cuando las bases reguladoras eligen la cuenta justificativa con aportación de informe de auditor. En las ayudas estatales y locales, el artículo 74 del RLGS permite que las bases reduzcan la memoria económica a cambio de un informe de un auditor inscrito como ejerciente en el ROAC. Las comunidades autónomas pueden tener normas propias.

Ese informe no sustituye a las verificaciones de gestión ni a la auditoría de operaciones: es la forma de justificar ante el órgano concedente. Si las bases lo piden, conviene que el auditor revise también los requisitos FEDER que esas bases incorporen, como el código contable, la publicidad o la declaración de otras ayudas. Detalle de cómo trabaja el auditor en auditoría de subvenciones.

Interreg: el controlador de primer nivel

En los programas de cooperación territorial (Interreg), los Estados pueden decidir que las verificaciones de gestión las haga un controlador designado por cada Estado en su territorio (art. 46.3 del Reglamento (UE) 2021/1059). Si es un organismo privado o una persona física, debe cumplir al menos uno de los requisitos del art. 46.9, entre ellos estar inscrito como auditor legal en el registro público de un Estado miembro. Cada Estado debe garantizar que el gasto de un beneficiario pueda comprobarse en tres meses desde que presenta los documentos (art. 46.6).

En España, el sistema de control de la Dirección General de Fondos Europeos (DGFE) de diciembre de 2023 se aplica a las entidades españolas de POCTEP, Espacio Atlántico, Euro-MED, SUDOE, Interreg Europe e INTERACT. Según ese documento:

• El controlador puede ser externo (un auditor contratado, inscrito como ejerciente en el ROAC) o, en beneficiarios públicos, interno (intervención o unidad de control, con separación de funciones).
• El beneficiario pide a la DGFE la designación, con un controlador por beneficiario y por proyecto, y aporta la solicitud, el listado de criterios, el compromiso firmado por el controlador y, si es externo, el expediente de contratación con declaraciones de ausencia de conflicto de intereses.
• El controlador hace la verificación administrativa en un máximo de 20 días hábiles desde que el beneficiario consolida la declaración de gastos, y retira los gastos que no considere subvencionables. Después, la DGFE dispone de 30 días hábiles para emitir la validación.

Es un trabajo distinto del informe del art. 74 RLGS: sigue la metodología, el modelo de informe y la lista de comprobación de cada programa.