Certificado sobre los estados financieros (CFS) en Horizonte Europa

¿Cuándo es obligatorio?

El acuerdo de subvención general de Horizonte Europa fija en su hoja de datos (punto 4.3) el calendario del CFS: solo en el pago final, si se alcanza el umbral (salvo en las acciones EIT KIC, donde también puede exigirse en pagos intermedios). El umbral estándar es una contribución de la UE solicitada para costes igual o superior a 430.000 € por beneficiario. Para entidades que han superado una auditoría de sistemas y procesos (SPA), el umbral es de 725.000 €.

• Se calcula por beneficiario y por entidad afiliada, sin sumar lo que piden los demás socios.
• Cuenta toda la contribución solicitada, incluido el 25% a tanto alzado de costes indirectos. El Portal de Financiación y Licitaciones hace el cálculo automáticamente.
• El certificado, en cambio, solo cubre los costes declarados como costes reales o según las prácticas contables habituales.
• Los costes que ya haya auditado la autoridad otorgante no cuentan para el umbral ni hace falta cubrirlos en el CFS.

Si el CFS era obligatorio y no lo entregas (o se rechaza), la contribución de la UE a tus costes queda limitada al umbral menos un euro: 429.999 € con el umbral estándar (724.999 € con el umbral SPA).

No hay CFS en las subvenciones por suma global (lump sum) ni en las de costes unitarios como las MSCA, porque no se declaran costes reales. En Horizonte 2020 el umbral era de 325.000 €, contaba solo los costes reales y los costes unitarios según prácticas contables habituales (no el tanto alzado de indirectos), y el CFS se presentaba solo con el informe final. En otros programas de la UE el umbral y el calendario varían (el modelo general prevé opciones como 150.000 € o 325.000 €): revisa siempre la hoja de datos de tu acuerdo.

¿Quién puede emitirlo en España?

Un auditor externo cualificado e independiente que cumpla la Directiva 2006/43/CE. En España esa directiva se aplica a través de la Ley 22/2015 de Auditoría de Cuentas, por lo que en la práctica es un auditor de cuentas inscrito como ejerciente en el ROAC. Puede ser tu auditor habitual. Los organismos públicos pueden usar un funcionario público competente e independiente.

Qué revisa el auditor

El CFS no es una auditoría con opinión: es un encargo de procedimientos acordados conforme a la norma ISRS 4400 (revisada), con una plantilla obligatoria de la Comisión que no se puede modificar. El auditor aplica los procedimientos y describe los hallazgos sobre:

• Personal: muestra de empleados, fórmula de coste real, meses y fracción de jornada, registros de tiempo, costes medios o unitarios.
• Subcontratación: muestra (10%, mínimo 10), mejor relación calidad-precio, conflictos de interés, previsión en el anexo 1.
• Viajes: muestra (10%, mínimo 10).
• Equipos: amortización o coste total.
• Otros bienes, obras y servicios, apoyo financiero a terceros y bienes o servicios facturados internamente.
• Tipo de cambio e ingresos.

El certificado se firma, se escanea y lo sube el beneficiario al Portal junto con el informe periódico final.

¿El coste del CFS es elegible?

Sí, pero solo si el CFS es obligatorio. Se declara normalmente en la categoría C.3, "otros bienes, obras y servicios", como servicio y no como subcontratación. Un CFS que no se exigía, por ejemplo porque no alcanzas el umbral o lo pides en un pago intermedio, no es elegible.

Cómo prepararte

1. Comprueba en el Portal si alcanzas el umbral en cuanto prepares el informe final.
2. Ten las nóminas, los registros horarios y el cálculo de costes de personal cerrados y conciliados con la contabilidad: es la parte que más trabajo y más hallazgos genera.
3. Reúne contratos y ofertas de subcontratación y compras, y facturas de viajes con su vinculación al proyecto.
4. Reserva al auditor con margen: el informe final tiene plazo en el acuerdo de subvención.