Qué es la cuenta justificativa de una subvención
La cuenta justificativa es el documento con el que el beneficiario demuestra que ha hecho la actividad subvencionada y en qué se ha gastado el dinero. Si no se presenta, o se presenta mal, la Administración puede pedir que devuelvas la ayuda.
En resumen
- La cuenta justificativa es el documento con el que el beneficiario acredita que hizo la actividad subvencionada y en qué gastó la ayuda.
- Hay tres modalidades: con justificantes de gasto (ordinaria, art. 72 RLGS), con informe de auditor (art. 74) y simplificada (art. 75, solo si la ayuda es de menos de 60.000 €).
- La modalidad la fijan las bases reguladoras de cada convocatoria, no el beneficiario.
- Si no se presenta o no se justifica bien, hay que devolver la ayuda (reintegro).
La respuesta corta
Recibir una subvención obliga a justificarla. La Ley 38/2003, General de Subvenciones, y su Reglamento (Real Decreto 887/2006) prevén varias formas de hacerlo. La forma más conocida es la cuenta justificativa: un expediente en el que explicas qué has hecho (memoria de actuación) y cuánto ha costado (memoria económica), con las facturas y los pagos que lo acreditan.
Qué modalidad te toca no lo eliges tú: la fijan las bases reguladoras de tu ayuda (art. 30.2 de la Ley y art. 71.1 del Reglamento). Revisa también la convocatoria y busca el apartado "justificación".
Las tres modalidades de cuenta justificativa
| Modalidad | Qué presentas | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Con aportación de justificantes de gasto (ordinaria, art. 72) | Memoria de actuación + memoria económica con la relación de gastos, las facturas y los justificantes de pago | Es la modalidad de referencia: su contenido es el que el Reglamento fija con carácter general |
| Con aportación de informe de auditor (art. 74) | Memoria de actuación + memoria económica abreviada + informe de un auditor inscrito en el ROAC | Cuando las bases lo prevén. La piden, por ejemplo, algunas convocatorias de I+D (CDTI), de los PERTE o de cooperación internacional (AECID). |
| Simplificada (art. 75) | Memoria de actuación + relación clasificada de gastos, sin facturas. La Administración comprueba una muestra | Solo para subvenciones de menos de 60.000 euros y si las bases lo prevén |
El Reglamento recoge además otras dos formas que no son cuenta justificativa: la justificación por módulos (arts. 76 a 79), para actividades medibles en unidades físicas, y la presentación de estados contables (art. 80).
Qué lleva la cuenta justificativa ordinaria
Según el artículo 72 del Reglamento, con carácter general:
- Memoria de actuación: las actividades realizadas y los resultados obtenidos, y cómo se han cumplido las condiciones de la concesión.
- Memoria económica, que incluye:
- Una relación clasificada de gastos e inversiones, con el acreedor, el documento, el importe, la fecha de emisión y la fecha de pago. Si la ayuda se concedió sobre un presupuesto, hay que indicar las desviaciones.
- Las facturas o documentos de valor probatorio equivalente, y la documentación que acredite el pago.
- Si hay costes indirectos, cómo se han calculado.
- Otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la misma actividad.
- Las tres ofertas de proveedores cuando la ley las exige (art. 31.3 de la Ley).
- En su caso, la carta de pago del reintegro de lo que no se haya gastado, con sus intereses.
Por qué algunas convocatorias piden informe de auditor
Revisar cientos de facturas cuesta tiempo a la Administración. La modalidad del artículo 74 traslada esa revisión a un auditor de cuentas independiente: el beneficiario presenta una memoria económica abreviada y el auditor comprueba, factura a factura o por muestreo si las bases lo permiten, que los gastos son subvencionables y están pagados. Lo explicamos en detalle en cuenta justificativa con informe de auditor.
Errores que suelen costar dinero
- Pagos fuera del periodo de ejecución o en efectivo cuando las bases no lo permiten.
- Facturas a nombre de otra entidad o sin el detalle suficiente para vincularlas al proyecto.
- Falta de las tres ofertas cuando el gasto supera los importes del contrato menor.
- No declarar otras ayudas para la misma actividad, lo que puede llevar a sobrefinanciación y reintegro.
- Presentar fuera de plazo. Ver qué pasa si justificas tarde.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la cuenta justificativa de una subvención?
Es el documento con el que el beneficiario acredita que ha cumplido la finalidad de la subvención y en qué ha gastado los fondos. Incluye una memoria de actuación y una memoria económica, regulada en los artículos 72 a 75 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones.
¿Quién decide qué tipo de cuenta justificativa hay que presentar?
Las bases reguladoras de cada subvención (art. 30.2 LGS); revisa también la convocatoria. El beneficiario no puede elegir la modalidad.
¿Cuál es la diferencia entre la cuenta justificativa ordinaria y la simplificada?
En la ordinaria se presentan todas las facturas y justificantes de pago. En la simplificada, permitida para subvenciones de menos de 60.000 euros si las bases lo prevén, solo se presenta la relación de gastos y la Administración revisa una muestra.
¿Es obligatorio el informe de auditor?
Solo si lo exige la normativa de tu ayuda: normalmente porque las bases eligen la cuenta justificativa con aportación de informe de auditor (art. 74 del Reglamento) o, si se justifica con estados contables, piden un informe complementario (art. 80.2).
Informe de auditor para tu cuenta justificativa
- Auditores ejercientes inscritos en el ROAC, que trabajan conforme a la Orden EHA/1434/2007 o a la norma de tu convocatoria.
- Presupuesto cerrado según el volumen de justificantes. Nunca un porcentaje de la ayuda.
- Trabajo en remoto, en toda España.