Memoria justificativa de una subvención

Memoria de actuación

El artículo 72.1 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones la define como una memoria "justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos". En la práctica, es la parte que lee el técnico para decidir si cumpliste la finalidad.

Estructura modelo

1. Identificación: entidad, NIF, convocatoria, número de expediente, título del proyecto e importe concedido.
2. Objetivos de la resolución: cópialos tal como aparecen en la resolución o en la solicitud aprobada.
3. Actividades realizadas: qué, cuándo, dónde y quién, en el mismo orden que el plan de trabajo aprobado.
4. Resultados e indicadores: valores previstos frente a los conseguidos (personas atendidas, unidades producidas, horas de formación...).
5. Cumplimiento de condiciones: publicidad de la financiación pública, plazos, permisos, contratación, mantenimiento del empleo o de la inversión si se exigen.
6. Desviaciones y su explicación: si cambió algo respecto a lo aprobado, por qué y si se autorizó.
7. Anexos de evidencia: fotografías, listas de asistencia, informes técnicos, materiales publicados, capturas de la publicidad.

Un truco que funciona: haz una tabla con cada objetivo y cada condición de la resolución en una columna, y en la otra la evidencia que lo prueba. Si una fila queda vacía, ahí tienes el riesgo de reintegro.

Memoria económica

Según el artículo 72.2 del Reglamento, con carácter general contiene:

• a) La relación clasificada de gastos e inversiones, con acreedor, documento, importe, fecha de emisión y fecha de pago, y las desviaciones si hubo presupuesto.
• b) Las facturas o documentos de valor probatorio equivalente y, en su caso, la acreditación del pago.
• c) El certificado de tasador independiente si se compraron inmuebles.
• d) Los criterios de reparto de los costes generales o indirectos, salvo que las bases los compensen a tanto alzado.
• e) La relación de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad.
• f) Los tres presupuestos que exige el artículo 31.3 de la Ley cuando corresponda.
• g) En su caso, la carta de pago del reintegro de remanentes no aplicados y sus intereses.

Para la relación de gastos, el resumen por partidas y las otras ayudas puedes usar nuestro modelo de cuenta justificativa en Excel.

Variantes según la modalidad

Errores frecuentes

• Describir el proyecto en general en lugar de las actividades realmente hechas en el periodo de ejecución.
• Dar resultados sin cifras o sin comparar con lo previsto.
• Olvidar la evidencia de la publicidad de la financiación pública cuando las bases la exigen.
• Que la memoria de actuación y la económica no cuadren: actividades sin gasto o gastos sin actividad. Es justo lo que un auditor revisa (Orden EHA/1434/2007, art. 3.2.a).